Más Tecnológicos: automatización de procesos, ahorro de costes

José David Rodríguez, asesor tecnológico de IBIS Computer: En nuestro camino para aumentar los beneficios, no todo es ingresar. Si ingresamos mucho, pero gastamos mucho, corremos el riesgo de que, si tenemos un tropezón en los ingresos entremos en pérdidas. Pero ya no es si gastamos mucho es, más bien, si gastamos sin necesidad de gastar…

Y es que lo que vemos en muchas empresas: que se gasta sin necesidad. Por algo que ya hemos comentado aquí en varias ocasiones: porque no tenemos interiorizado el gasto en tecnología. Tenemos interiorizado el gasto en nóminas que, junto con nuestras instalaciones, son el mayor gasto en infraestructura que tenemos. Si hay que hacer frente a un trabajo, en las empresas se asume con cierta facilidad que hace falta gente. Recuerda el dicho: ¿tienes prisa? Pues mete gente. No estaría mal que lo cambiáramos por: ¿Tienes prisa? Automatiza procesos.

Y es que la automatización de procesos siempre es mucho más económica que una nómina. Pongamos el ejemplo de un proceso supernecesario:Registrar, controlar y contabilizar los tickets de los empleados. Es un proceso que, con muy poca inversión, se puede automatizar para que el empleado saque una foto al ticket y ya todo el proceso se desencadene de manera automática hasta llegar a la contabilización masiva de todos los tickets. Sin embargo, yo he conocido empresas que tenían una persona dedicada única y exclusivamente a ese trabajo. Compara una inversión de, a lo mejor 2.000 €, en ponerlo en marcha y unos 700 u 800 al mes frente a la inversión de una nómina.

Otro ejemplo podría ser el escaneo inteligente de documentación. Escanear una factura de compra, un albarán de compra o un pedido y que, automáticamente, el sistema sepa donde alojarlo y dar de alta en nuestro sistema. La factura de compra o dar de alta las 89 facturas de compra de manera automática. ¿Cuánto tiempo dedicamos a hacer este trabajo y cuánto nos cuesta ese tiempo?

En definitiva, el ahorro de costes comienza por asumir un concepto “automatizar procesos” y ¿cuáles se pueden automatizar? Pues aquellos en los que las personas no aporten valor.

El otro día hablaba con una empresa que tenía una persona en administración y cuya principal función era dar de alta las facturas, tanto de venta, como de compra, gestionar la tesorería y contabilizar los movimientos. Esta persona llevaba 6 años en la empresa.

Una persona con 6 años en la empresa tiene un conocimiento de los clientes, los productos, los servicios, los procedimientos internos muy grande, y hace que nos pueda aportar valor en muchos aspectos. Pero si la tenemos realizando tareas que se pueden automatizar, pues cuando queramos crecer, no habrá más remedio que meter otra nómina.

Por ejemplo, conocemos una empresa que factura 4 millones a año, tienen una sola persona de administración. ¿Cuál es la clave? Están muy bien automatizados. Conocemos otra empresa que factura un millón y medio, tienen 3 personas en administración, ¿notamos la diferencia?