José David Rodríguez, asesor tecnológico de IBIS Computer.- Algo tan sencillo como el papel puede ser un gran medidor de nuestro nivel de digitalización.
Debemos tener en cuenta que lo que tenemos en papel no está digitalizado, por lo que nos van a pasar varias cosas.
Primero, no lo podemos compartir con compañeros y por otro, que no le vamos a poder dar una continuidad. Es decir, si yo hago un albarán en papel, a ese papel no puedo darle un click y convertirlo en factura. ¿Qué significa darle un click y convertirlo en factura?, pues recuerda que eso es una automatización de procesos….
Por lo tanto, si en nuestra organización revisamos todo lo que hacemos en papel, pues sencillo, si es poco, mayor digitalización, si es mucho, menor digitalización.
Por ejemplo, yo tomo mis notas en mi Tablet/ordenador, pero no me vengas con lo de que mi equipo es muy caro. Hoy en día hay equipos muy económicos, incluso móviles donde podemos, con un lápiz digital, tomar notas. ¿Qué ganamos con esto? Pues un montón de cosas:
- Si se te pierde el papel, has perdido tu trabajo, si se te pierde el equipo, como todo quedará en la nube, en cuanto tengas otro equipo, ya has recuperado tu trabajo.
- Las notas tomadas a mano se pueden pasar a texto digitalizado, por lo que bien, compartiendo o enviando tus notas, o bien, pasándolo a texto, podrás también compartirlo.
Pero parece que nos estamos centrando en las notas tomadas a mano cuando hay mucho más por explorar, te pongo ejemplos:
Los tickets del café, las comidas de empresa, la gasolina, etc. Con una sencilla y económica aplicación, podemos sacarle una foto, tirarlo y ya puede entrar en nuestro sistema para que no tengamos que estar almacenándolos y haciendo listaditos de gastos para que justificarlos o que nos los paguen.
Las facturas que recibimos en papel, podemos hacer muchas cosas, desde escanearlas para adjuntarlas a la gestión documental (de esto hablaremos otro día con mucho más detalle). Por ejemplo, a nuestra factura digital, e incluso con sistemas ya más sofisticados, meter todas las facturas en el escáner y que ese trabajo se haga solo, es decir, que un sistema las escanea, las clasifique y vincule cada una de manera automática a la factura digital que tenemos en nuestro sistema….
En definitiva, miremos que papel usamos y sabremos nuestro nivel de digitalización y de automatización de procesos, a menor papel, mayor digitalización y más árboles
Si tienes alguna duda sobre este tema o cualquier otro sobre digitalización, puedes enviarnos tus preguntas a redaccion@ondaceromadridnorte.es y daremos respuesta en la sección.
