José David Rodríguez, asesor tecnológico de IBIS Computer.- En el anterior programa hablábamos de trabajar sin papel. Hoy continuamos ahondando en la gestión documental.
Qué es la gestión documental
Cada vez tenemos más documentación digitalizada e, igual que antaño, cuando teníamos nuestra estantería, en ella por un lado tenemos la carpeta con las facturas del año pasado, en otro balda los albaranes de este año, en otro sitio archivados los contratos… pues es lo mismo pero en digital.
¿Qué sucede? Que cada uno guardamos las cosas en nuestro equipo y en un sitio, la gestión documental se encarga de tener todos esos documentos organizados como los teníamos antes, solo que en digital. Si antes todos esos documentos los teníamos en un armario, ahora los tendremos en un armario digital y lo que es muy importante, organizado y accesible para todas las personas de nuestra organización, en función de sus permisos claro.
¿Qué es el armario digital?
Pues pueden ser muchas cosas, puede ser un servidor, puede ser un NAS (un servidor pero solo para documentos, como un disco duro muy potente), podemos tenerlos en la nube… hay muchas posibilidades…
Qué posibilidades hay
Existen varias posibilidades para ‘guardar’ nuestra información:
- Servidor. Creo que ya todos estamos familiarizados con este concepto, es un equipo muy potente al que tiene acceso toda la organización. También puede ser un servidor de documentos (NAS).
- Nube: Hay infinidad de posibilidades, quizás el ejemplo más claro es con M365, donde podemos tener un espacio que se llama Sharepoint y ahí podemos almacenar nuestra documentación.
- Programa de gestión documental. Son programas que nos ayudan a la organización de la documentación y a establecer los permisos de acceso a los documentos.
- Programa de gestión con gestión documental incorporada. No solo nos permite tener los documentos organizados y accesibles, si no que nos lo relaciona con distintas entidades de nuestro programa de gestión, por ejemplo, documentos técnicos de los artículos o proyectos o fotos, facturas escaneadas con la factura del programa de gestión, etc.
